Kosten sparen, Erfolg steigern!

Für eine erfolgreiche Marktkommunikation sind Messen ein effektives, aber auch teures Instrument. Mit der richtigen Planung gelingt es Ihnen, Kosten zu sparen und für Ihr Unternehmen gewinnbringende neue Kontakte zu knüpfen.
Mit dem folgenden Zeitplan erzielen Sie zudem Kostenersparnis und die optimale Ausnutzung Ihres Erfolgspotenzials.

Mehr als ein Jahr vorher: Das Gesamt-Messekonzept sowie die Absatz- und Marketingziele sollten Sie so früh wie möglich festlegen. Insbesondere die Messeziele stehen hier im Mittelpunkt: Absatzmittler bzw. Abnehmer finden, Bekanntheitsgrad steigern, Zielgruppen festlegen. Daraus ergibt sich die Planung des Messebudgets.

Zwölf Monate vorher: Die gute Lage Ihres Messestands bringt Ihnen bis zu 70 Prozent mehr Besucher ein. Kümmern Sie sich deshalb frühzeitig bei der Messeleitung um eine Platzierung an den Eingängen oder den Hauptlaufwegen. Mit der rechtzeitigen Buchung von Hotelzimmern sparen Sie bis zu 50 Prozent der Last-Minute-Aufschläge. Der Lohn für Extra-Personal entfällt, wenn Sie das Standpersonal jetzt schon informieren.

Acht Monate vorher: Für eine gute Beratung des Messestandbauers sollten Sie spätestens sechs Monate vor dem Termin den Auftrag erteilen. Ihr Standkonzept wird optimal umgesetzt und Sie sparen außerdem bis zu 40 Prozent der Last-Minute-Aufschläge ein. Wenn Sie Ihren Kunden zusätzlich noch einen "feuchtfröhlichen" Abend gönnen möchten, kümmern Sie sich jetzt schon um eine geeignete Lokalität.

Sechs Monate vorher: Starten Sie nun mit der Besucherwerbung und machen Sie in einem ersten Mailing auf Ihre Firma, den Messeauftritt und die dort geplanten Neuheiten aufmerksam. Organisieren Sie außerdem den Druck und die Verteilung von Flyern und Prospekten während der Messezeit.

Drei Monate vorher: Absprache mit dem Spediteur über den Transport, absolutes Minimum sind drei Wochen vor dem Termin im Inland und acht Wochen vorher für Auslandsmessen.

Einen Monat vorher: Veranlassen Sie ein letztes Training des Standpersonals, denn freundliches, gut ausgebildetes Personal sorgt schnell für bis zu 20 Prozent mehr Kontakte als eine "Notbesetzung". Für eine gute Verhandlungsatmosphäre sorgen Häppchen am Stand.

Letzter Messetag/nach der Messe: Sorgen Sie für eine Überwachung des Abbaus, erfahrungsgemäß wird beim Abbau des Stands viel gestohlen. Nach der Messe ist die Bearbeitung der Kontakte notwendig (telefonisches Nachfassen, Versand von Informationsmaterial, Vereinbaren von Gesprächsterminen etc.), erst dann hat sich der ganze Aufwand für Sie wirklich gelohnt.

In Anlehnung an: Neumann, P.: Der Spar-Plan. In: impulse, Januar 2003, S. 50-51.